Mogelijkheden
Cambase draait via het internet. Elke gebruiker heeft een eigen account, waarna hij/zij toegang heeft tot een eigen (afgescheiden) database.
De applicatie kent verschillende onderdelen:
Cliënten
Huidige cliënten
Gegevens
Hier kunnen gegevens van de weegmomenten opgenomen worden: zoals gewicht, vocht- en vetpercentage. De voortgang in gewicht wordt direct grafisch weergegeven.
Tevens berekent de applicatie tegelijkertijd wat het verschil in gewicht is ten opzichte van het vorige weegmoment, hoeveel de cliënt totaal is afgevallen en de BMI die bij het gewogen gewicht hoort.
Drie dagen na de ingevulde begindatum zal Cambase een bericht per e-mail zenden ter herinnering dat de net gestarte cliënt gebeld kan worden.
Er is een mogelijkheid om een digitale weegschaal (Tanita BF-350) te verbinden met de computer. De data tussen computer en weegschaal worden via een datakabel getransporteerd.
Bevindingen
Hierop kan de gebruiker notities maken over bijvoorbeeld; bevindingen, gezondheid, advies, etc.
Foto's
Digitale foto's kunnen geupload worden, deze zijn dan ook weer zichtbaar voor de cliënt op de eigen persoonlijke pagina.
Melding
Deze optie geeft de gebruiker de mogelijkheid om tussentijds herinnert te worden om contact op te nemen met een cliënt.
Bestellen
Hierop kan de gebruiker via een formulier eenvoudig aangeven welke producten in welke hoeveelheden de cliënt wenst af te nemen. Tegelijk kan er een datum en tijd voor een vervolgafspraak worden vermeld.
Vervolgens zal de rekening naar de printer gestuurd worden. Hierna zal de bestelling tegelijkertijd opgenomen worden in het kasboek en voorraadbeheer.
Adresgegevens
Per cliënt worden hier adresgegevens ingevoerd en geboortedatum.
Statistieken
Hierop kan de gebruiker zien hoeveel bezoeken een cliënt heeft afgelegd, en welk bedrag (incl. en excl. BTW) aan producten is afgenomen.
Nieuwe cliënten
Zodra een nieuwe cliënt is ingeschreven kunnen in dit onderdeel gegevens, zoals adres, begingewicht, startdatum, programma worden ingevuld.Semi-actieve cliënten
Cliënten die hun streefgewicht bereikt hebben, geen begeleiding meer ontvangen door de consulent, maar nog wel producten willen bestellen, kunnen deze status krijgen. De elektronische gegevens zijn niet meer bereikbaar, maar de desbetreffende cliënt kan wel via zijn/haar persoonlijke pagina gewichtsvoortgang bijhouden. Ook kan er via deze persoonlijke pagina een bestelling geplaatst worden.
Ex-cliënten
Als een cliënt zijn/haar streefgewicht heeft bereikt en geen bezoeken meer aflegt en producten afneemt, kan deze de status ex-cliënten krijgen. Alle gegevens blijven bewaard en kunnen eenvoudig weer geactiveerd worden.
Rapportage
Verjaardagen
Hier genereert de applicatie een overzicht van een eerstvolgende periode waarop cliënten jarig zijn. Twee dagen voor de verjaardag zal Cambase automatisch een e-mailbericht sturen naar de desbetreffende gebruiker ter herinnering.
Adreslijst
Een overzicht van alle adressen van ingevoerde cliënten is hier op terug te vinden. Handig bijvoorbeeld als er een mailing verstuurt moet worden.
De tabel kan eenvoudig gekopieerd worden naar Excel of Word, waar hij vervolgens bewerkt kan worden.
Aantal cliënten
Hierop wordt weergegeven hoeveel actieve cliënten en ex-cliënten er in Cambase zijn ingevoerd.
Financiën
Inkomsten
Alle geplaatste bestellingen worden onmiddelijk opgenomen in het kasboek inkomsten. Middels een handmatige selectie van een periode zal Cambase een overzicht produceren waarin staat opgenomen datum, naam cliënt, bedrag afgenomen producten (opgesplitst in: 6% en 19% BTW en totaal (incl. en excl. BTW).
Uitgaven
Hier kan handmatig een kasboek bijgehouden worden waarin kosten oftewel geregistreerd worden.
Totalen
Een overzicht van totalen met betrekking tot inkomsten en uitgaven worden hier gegenereerd. Er kunnen verschillende filters worden toegepast, bijvoorbeeld per maand of jaar.
BTW-afdracht
Ten behoeve van de BTW-afdracht wordt hier een overzicht gegenereerd dat overgenomen kan worden op het aangifteformulier.
Beheer
Producten
Standaard zit er reeds een overzicht van alle Cambridge dieetproducten in, met hierbij de verkoopadviesprijs en het geldende BTW-tarief. Wijzigingen kunnen aangebracht worden.
Eventuele prijswijzingen kunnen centraal verwerkt worden. Zoals gezegd zal elke bestelling automatisch afgetrokken van de voorraad. De applicatie geeft aan hoeveel stuks van elk product besteld zal moeten worden om de maximaal ingevoerde voorraad te kunnen handhaven. Met 1 druk op de knop wordt er een bestelformulier gegenereerd en verzonden. Na ontvangst van factuur en bestelling kunnen de bestelde producten toegevoegd worden aan de voorraad. Desgewenst kunnen er handmatig wijzigingen aangebracht worden.
Categorien
Hierin staat standaard opgenomen de verschillende productsoorten (shakes, repen, soepen, totaalvoeding, Soya Slim of overige producten). Ook deze kunnen desgewenst gewijzigd worden.
Gebruikersinstellingen
Hierop voert elke individuele consulent zijn/haar gegevens in, zoals adres, consulentnummer. Deze gegevens worden elders door weer gebruikt voor bijvoorbeeld het invullen van het bestelformulier van dieetproducten.
Persoonlijke pagina
Voortgang
Elke cliënt kan via een in te stellen password inloggen op een persoonlijke pagina op internet; zij zien dan een grafiek van hun gewichtsverloop, (eventueel) foto voor, weegmomenten (gewicht, bijhorende BMI, gewichtsverlies per week en totaal, vocht- en vetpercentage).
Bestelling
Ook kunnen cliënten via hun persoonlijke pagina middels een bestelformulier een bestelling plaatsen. De consulent ontvangt de bestelling via e-mail, waarna Cambase bestelde producten automatisch opneemt in het kasboek en in mindering brengt van de voorraad. Ook zal er een rekening geprint worden. Producten die uit voorraad zijn, worden gemarkeerd en geblokkeerd. Hierdoor is het voor de cliënt niet mogelijk dit artikel te bestellen.